O firmie

Regulamin procedury zgłoszeń wewnętrznych

Regulamin dotyczący procedury zgłoszeń wewnętrznych w PPO Przedsiębiorstwie Państwowym w Strzelcach Opolskich

§ 1. Cel Regulaminu

Niniejszy Regulamin zostaje wprowadzony na podstawie przepisów Rozdziału 3 (art. 23 i nast.) ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928 ), wdrażającej dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
Wprowadzany niniejszym Regulaminem system przyjmowania zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa w Przedsiębiorstwie umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości:
1. za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych kanałów;
2. w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia;
3. w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.

§ 2. Czego dotyczy Regulamin

Niniejszy Regulamin ustala procedurę dokonywania wewnętrznych zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa w Przedsiębiorstwie i podejmowania przez Pracodawcę działań następczych.
Przez wewnętrzne zgłoszenie naruszenia prawa należy rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Pracodawcy informacji o naruszeniu prawa, tj. o działaniu lub zaniechaniu określonego działania, które jest niezgodne z prawem albo też ma na celu obejście prawa.
Zgłoszenie naruszenia prawa może dotyczyć:
1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi wyżej w lit. a) – p).
Niniejszy Regulamin nie obejmuje przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach obowiązków pracowniczych podlegających odpowiedzialności przewidzianej w Kodeksie pracy lub dokumentach wewnętrznych Pracodawcy regulujących stosunki pracy.
W wyniku otrzymania wewnętrznego zgłoszenia naruszenia prawa Pracodawca podejmuje działania, które zmierzają do oceny prawdziwości przekazanych w zgłoszeniu informacji oraz do przeciwdziałania naruszeniu prawa, którego dotyczy zgłoszenie (działanie następcze).

§ 3. Zasady i tryb wewnętrznego zgłaszania naruszeń prawa. (kanały i treść zgłoszenia)

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.
Zgłoszenia dotyczącego naruszenia prawa w PPO PP dokonać może:
1. pracownik lub były pracownik;
2. osoba ubiegająca się o zatrudnienie;
3. pracownik tymczasowy;
4. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
5. przedsiębiorca;
6. prokurent;
7. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
8. stażysta;
9. wolontariusz;
10. praktykant.
Zgłoszenie wewnętrzne może zostać złożone w następujących formach (kanały zgłaszania):
1. w formie pisemnej w postaci papierowej – poprzez wysłanie zgłoszenia wewnętrznego za pośrednictwem operatora pocztowego na adres PPO Przedsiębiorstwa Państwowego w Strzelcach Opolskich z dopiskiem „POUFNE - Komisja ds. rozpoznawania naruszeń prawa”;
2. w formie pisemnej w postaci elektronicznej – poprzez wysłanie zgłoszenia wewnętrznego na adres poczty elektronicznej sygnalista@ppo.pl
3. w formie ustnej – osobiście w siedzibie PPO Przedsiębiorstwa Państwowego w Strzelcach Opolskich u Przewodniczącego Komisji, po uprzednim umówieniu z nim spotkania. Bezpośrednie spotkanie odbywa się w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku o spotkanie. Zgłoszenie dokumentowane jest w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg oraz treść zgłoszenia i dane osoby zgłaszającej, przygotowanego i podpisanego przez członka Komisji ds. rozpoznawania naruszeń prawa. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia i poprawienia protokołu spotkania, a następnie zatwierdza protokół poprzez jego podpisanie.
Dostęp do kanałów zgłaszania posiadają osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń, działające na podstawie upoważnienia Dyrektora, według wzoru zawartego w Załączniku nr 1 do Regulaminu.
Osoba dokonująca zgłoszenia przedstawia wyjaśnienie czego dotyczy naruszenie prawa oraz przekazuje następujące informacje:
1. data i miejsce naruszenia prawa lub data i miejsce uzyskania informacji o naruszeniu prawa,
2. opis sytuacji lub okoliczności, których dotyczy zgłoszenie,
3. wskazanie kogo dotyczy zgłoszenie,
4. wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,
5. przedstawienie posiadanych dowodów i informacji o naruszeniu prawa,
6. wskazanie sposobu kontaktu zwrotnego z osobą zgłaszającą.
Wzór zgłoszenia wewnętrznego, zawierający potrzebne informacje, zawarty jest w Załączniku nr 2 do Regulaminu.
Zgłoszenie wewnętrzne nie może być złożone anonimowo.
Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
Zakazane jest świadome składanie fałszywych zgłoszeń.

§ 4. Przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego

Zgłoszenie wewnętrzne przyjmują osoby wyznaczone spośród członków Komisji do spraw rozpoznawania naruszeń prawa, które niezwłocznie dokonują wstępnej weryfikacji zgłoszenia, w szczególności oceniając, czy przedmiot zgłoszenia podlega pod niniejszy Regulamin.
Przyjmujący zgłoszenie może zwrócić się do osoby dokonującej zgłoszenia o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje. W tym celu przyjmujący zgłoszenie wykorzystuje dane kontaktowe wskazane przez osobę dokonującą zgłoszenia.
Jeżeli z treści zgłoszenia wynika, że dotyczy ono członka Komisji lub członek Komisji może być w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, członek ten nie może analizować takiego zgłoszenia.
Komisja do spraw rozpoznawania naruszeń prawa w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia potwierdza Sygnaliście przyjęcie zgłoszenia, chyba że nie podał on kontaktu zwrotnego do siebie. Potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia dokonuje członek Komisji w formie wskazanej przez Sygnalistę jako preferowany sposób kontaktu zwrotnego. Wzór potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa stanowi Załącznik nr 3 do Regulaminu.

§ 5. Odstąpienie od przeprowadzenia działań następczych

W przypadku uznania, po wstępnej weryfikacji zgłoszenia, że zgłoszenie nie dotyczy kwestii wymienionych w Regulaminie lub z innych przyczyn nie może mu zostać nadany bieg, przyjmujący zgłoszenie w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia informuje o tym fakcie osobę dokonującą zgłoszenia, z jednoczesnym wyjaśnieniem przyczyn odstąpienia od przeprowadzenia działań następczych. Przekazanie informacji następuje w formie wskazanej przez zgłaszającego jako preferowanej formie kontaktu. Informacja może zawierać pouczenie o właściwym trybie postępowania dla przedmiotu zgłoszenia. Obowiązek ten nie dotyczy sytuacji, gdy zgłaszający nie podał kontaktu zwrotnego do siebie. Wzór informacji o otrzymaniu zgłoszenia wewnętrznego i odstąpieniu od przeprowadzenia działań następczych stanowi Załącznik nr 4 do Regulaminu.
Przyjmujący zgłoszenie odstępuje od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego jeżeli:
1. zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa lub nie dotyczy kategorii naruszenia prawa określonych w § 2 ust. 3 Regulaminu;
2. sprawa była już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia, co do którego odstąpiono od przeprowadzenia działań następczych, a w kolejnym zgłoszeniu nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem wewnętrznym;
3. sprawa była już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia, w sprawie którego podjęto działania następcze, postępowanie trwa lub zostało zakończone, a w kolejnym zgłoszeniu nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem wewnętrznym;
4. zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne;
5. zgłoszenie zawiera zbyt mało danych, aby można było podjąć działania następcze, a osoba zgłaszająca nie podała kontaktu zwrotnego lub też na wniosek osoby przyjmującej zgłoszenie nie udzieliła dodatkowych wyjaśnień lub dodatkowych informacji w zakresie przekazanego zgłoszenia.

§ 6. Komisja do spraw rozpoznawania naruszeń prawa

Komisja ds. rozpoznawania naruszeń prawa jest podmiotem wewnętrznym powoływanym przez Dyrektora, upoważnionym do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej.
Członkom Komisji gwarantuje się niezależność w wykonywaniu powierzonych działań. Nie mogą oni otrzymywać instrukcji postępowania od żadnej osoby z organizacji.
W razie potrzeby Komisja może korzystać ze wsparcia ekspertów zewnętrznych lub poradnictwa prawnego.
Komisja do spraw ds. rozpoznawania naruszeń prawa składa się z pięciu członków.
Członkowie Komisji zobowiązani są do podpisania oświadczeń o poufności, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 5 do Regulaminu.
Pracami Komisji kieruje Przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności Zastępca, powołani spośród członków Komisji.
Komisja wykonuje swoje zadania w siedzibie Pracodawcy i w godzinach pracy jej członków.
Decyzje Komisji zapadają zwykłą większością głosów, a w przypadku równiej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego Komisji, który głosuje jako ostatni.
Członkowie Komisji, którzy zgodnie z treścią zgłoszenia mogą być zaangażowani w naruszenie prawa stanowiące przedmiot postępowania wyjaśniającego, nie mogą brać udziału w pracach Komisji dotyczących tego zgłoszenia.
Jeżeli w ocenie członka Komisji zaistnieją okoliczności, które mogą rzutować na jego bezstronność w ocenie zgłoszenia, może on wyłączyć się z prac Komisji w prowadzonym postępowaniu wyjaśniającym.

§ 7. Rozpoznawanie zgłoszeń

Zgłoszenia wewnętrzne rozpoznawane są w postępowaniu wyjaśniającym.
Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.
Postępowanie wyjaśniające przeprowadzane jest w składzie co najmniej trzech członków Komisji do spraw rozpoznawania naruszeń prawa.
Komisja może w szczególności wzywać świadków w celu złożenia zeznań oraz pozyskiwać i analizować dokumentację niezbędną do rozpoznania zgłoszenia wewnętrznego. Na wezwanie Komisji wszyscy pracownicy mają obowiązek stawić się na posiedzeniu oraz udostępniać dokumenty i udzielać niezbędnych informacji w celu ustalenia wszystkich okoliczności dotyczących zasadności zgłoszenia.
Posiedzenia Komisji są każdorazowo utrwalane w formie protokołu.
Wyjaśnienia składane przez wezwane osoby przed Komisją utrwalane są w formie protokołu.
Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, Komisja podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia wewnętrznego.
Komisja sporządza raport z przeprowadzonego postępowania, który przedstawia Dyrektorowi PPO PP.
Raport Komisji powinien zawierać w szczególności:
1. opis przedmiotu zgłoszenia;
2. osobę, której dotyczy zgłoszenie;
3. czynności podjęte w dochodzeniu wewnętrznym i postępowaniu wyjaśniającym;
4. ustalenie stanu faktycznego;
5. w przypadku gdy Komisja uzna, że doszło do naruszenia prawa, raport zawiera rekomendacje krótkofalowe co do działań naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz rekomendacje długofalowe, mające na celu zapobieżenie podobnym naruszeniom prawa w przyszłości.
Komisja do spraw rozpoznawania zgłoszeń przekazuje informację zwrotną Sygnaliście w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, a jeżeli potwierdzenia nie zostało przekazane – w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Informacja zwrotna zawiera informację w przedmiocie stwierdzenia bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.

§ 8. Zakaz działań odwetowych

Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec Sygnalisty. Sygnalista nie może być niekorzystnie traktowany z powodu dokonania zgłoszenia.
Za niekorzystne traktowanie, o którym mowa w ust. 1 powyżej, uważa się w szczególności:
1. odmowę nawiązania stosunku pracy,
2. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,
3. niezawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
4. obniżenie wynagrodzenia za pracę,
5. wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
6. pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą,
7. przeniesienie Sygnalisty na niższe stanowisko pracy,
8. zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
9. przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,
10. niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
11. nieuzasadnioną negatywną ocenę wyników pracy lub nieuzasadnioną negatywną opinię o pracy,
12. nieuzasadnione nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
13. wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
14. nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,
15. działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego.

– chyba że Pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.

Sygnalista podlega ochronie określonej w niniejszym Regulaminie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, jednak pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.
Postanowienia niniejszego § 8 stosuje się do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz Osoby powiązanej z Sygnalistą, jeżeli pozostają w stosunku pracy z Pracodawcą.

§ 9. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

PPO prowadzi Rejestr zgłoszeń wewnętrznych, którego wzór określa Załącznik nr 6 do Regulaminu.
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych prowadzony jest w formie elektronicznej zapewniającej poufność i bezpieczeństwo zgromadzonych danych.
Za prowadzenie Rejestru zgłoszeń wewnętrznych odpowiada Komisja ds. rozpoznawania naruszeń prawa.
Wpisu do Rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:
1. numer zgłoszenia;
2. datę dokonania zgłoszenia;
3. przedmiot naruszenia prawa;
4. dane osobowe zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
5. adres do kontaktu zgłaszającego;
6. informację o podjętych działaniach następczych lub odstąpieniu od ich podejmowania oraz przyczynie tego odstąpienia;
7. datę zakończenia sprawy.
Rejestr zgłoszeń jest prowadzony przy zachowaniu zasad poufności, a informacje i dokumenty w nim zawarte są przechowywane przez co najmniej 5 lat.

§ 10. Poufność

Pracodawca zapewnia ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, a także osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych.
Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Komisję. Komisja zobowiązana jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.
Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych w związku ze zgłoszeniami, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Dyrektora i zostały zobligowane do zachowania poufności.
W przypadku odebrania zgłoszenia przez osobę nieuprawnioną, osoba ta zobowiązana jest niezwłocznie przekazać zgłoszenie do Komisji oraz złożyć oświadczenie o poufności.
Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
Danych Sygnalisty nie ujawnia się na wniosek stron lub uczestników postępowania wyjaśniającego. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu.
Danych Sygnalisty nie zamieszcza się w rozdzielnikach dokumentów związanych z postępowaniem wyjaśniającym, ani w korespondencji mailowej.
Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty. Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

§ 11. Zgłoszenia zewnętrzne

Jeżeli Sygnalista z jakichkolwiek względów nie chce skorzystać z wewnętrznego systemu zgłoszeń nieprawidłowości opisanego w niniejszym Regulaminie, może w każdym przypadku dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego, tj. informacje o naruszeniu prawa może przekazać ustnie lub pisemnie organowi publicznemu.
Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo inny właściwy organ publiczny.
Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane:
1. w postaci papierowej - na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie;
2. w postaci elektronicznej - na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.
Sygnalista może dokonać ujawnienia publicznego poprzez podanie do wiadomości publicznej informacji na temat naruszenia.

§ 12. Dane osobowe

Pracodawca jest administratorem danych osobowych zgłaszającego naruszenia prawa (Sygnalisty), Osoby której dotyczy zgłoszenie, Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz Osoby powiązanej z Sygnalistą oraz danych osobowych zgromadzonych w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.
W przypadku przetwarzania danych osobowych w związku z dokonanym zgłoszeniem naruszenia prawa zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązującego prawa w zakresie ochrony danych osobowych.
Pracodawca po otrzymaniu zgłoszenia wewnętrznego, w celu dokonania wstępnej analizy oraz przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, może zbierać i przetwarzać dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie, nawet bez jej zgody.
Wszelkie dane osobowe pozwalające na ustalenie tożsamości Sygnalisty nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty, z zastrzeżeniem ust. 5.
Dane osobowe Sygnalisty mogą zostać udostępnione podmiotom zewnętrznym wyłącznie w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań wyjaśniających lub sądowych, na podstawie upoważniającego taki organ, obowiązującego przepisu prawa, z zastrzeżeniem, że przed udostępnieniem danych Sygnalista zostanie poinformowany o takim zamiarze.
Przedsiębiorstwo, jako administrator danych, zapewnia realizację przysługujących osobom, których dane są przetwarzane w związku z dokonanym zgłoszeniem praw, w tym:
1. prawa do poinformowania o zasadach przetwarzania danych osobowych w zakresie określonym odpowiednio w art. 13, 14 oraz 15 RODO, przy czym informacje udzielane na podstawie art. 14 i 15 w zakresie dotyczącym źródła pozyskania danych osobowych nie mogą ujawniać tożsamości Sygnalisty;
2. prawa dostępu do danych na zasadach określonych w art. 15 RODO;
3. prawa do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych na zasadach określonych w art. 16 i 19 RODO;
4. prawa do usunięcia danych osobowych na zasadach określonych w art. 17 i 19 RODO;
5. prawa do ograniczenia przetwarzania danych osobowych na zasadach określonych w art. 18 RODO; prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na zasadach określonych w art. 21 RODO.
Dane osobowe są pozyskiwane w zakresie adekwatnym do celu, w jakim są przetwarzane. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania konkretnego zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są usuwane bez zbędnej zwłoki z dokumentacji dotyczącej zgłoszenia.
Przedsiębiorstwo podejmuje i utrzymuje środki techniczne, technologiczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia danych osobowych przed niezgodnym z prawem zniszczeniem danych, nieuprawnionym udostępnieniem, ujawnieniem lub zmodyfikowaniem, w tym w szczególności:
1. osoby posiadające dostęp do danych osobowych zostały poinformowane o zasadach ich przetwarzania oraz są świadome konsekwencji wynikających z niezgodnego z prawem ich przetwarzania;
2. w Przedsiębiorstwie funkcjonują odpowiednie regulacje wewnętrzne opisujące zasady przetwarzania danych osobowych, w tym w zakresie dostępu do danych oraz zarządzania naruszeniami ochrony danych osobowych.
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia wewnętrznego przechowywane są przez Pracodawcę przez okres 5 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, albo do czasu prawomocnego zakończenia postępowania prowadzonego przed organami (np. ścigania).

§ 13. Definicje

Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:

Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin dotyczący przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych;
Pracodawcy lub PPO PP – należy przez to rozumieć PPO Przedsiębiorstwo Państwowe w Strzelcach Opolskich;
Sygnaliście – należy przez to rozumieć pracownika dokonującego zgłoszenia o naruszeniu prawa;
Komisji - Komisji ds. rozpoznawania naruszeń prawa;
Osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę wskazaną przez Sygnalistę jako osoba dopuszczająca się naruszenia prawa opisanego w zgłoszeniu;
Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga zgłaszającemu w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
Osobie powiązanej z Sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Sygnalisty;
Kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć całokształt okoliczności związanych ze stosunkiem pracy lub innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa;
Zgłoszeniu – rozumie się przez to zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne;
Zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to przekazanie informacji o naruszeniu prawa Pracodawcy;
Zgłoszeniu zewnętrznym – rozumie się przez to przekazanie informacji o naruszeniu prawa organowi publicznemu lub organowi centralnemu;
Ujawnieniu publicznym – rozumie się przez to podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.

§ 14. Postanowienia końcowe

Odpowiedzialny za zapoznanie pracowników z niniejszym Regulaminem jest Dział Kadr.
Każdy pracownik ma obowiązek zapoznania się z treścią niniejszego Regulaminu. Nowo zatrudniony Pracownik ma obowiązek zapoznania się z treścią niniejszego Regulaminu przed rozpoczęciem wykonywania pracy.
Pracownicy potwierdzają fakt zapoznania się z treścią regulaminu na piśmie, zgodnie z wzorem, stanowiącym Załącznik nr 7 do Regulaminu.
Niniejszy Regulamin został ustalony po konsultacji z organizacjami związkowymi działającymi u Pracodawcy.
W sprawach nieuregulowanych zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz inne przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
Przeglądy niniejszego Regulaminu wykonywane są systematycznie, nie rzadziej jednak niż raz do roku.
Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 05.09.2024r. po upływie 7 dni od dnia podania go do wiadomości wszystkich pracowników PPO Przedsiębiorstwa Państwowego w Strzelcach Opolskich poprzez wywieszenie na zakładowych tablicach ogłoszeń.

Załączniki

Załącznik nr 1 – upoważnienie Dyrektora

Załącznik nr 2 – wzór zgłoszenia wewnętrznego

Klauzula informacyjna

Załącznik nr 3 - wzór potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa

Załącznik nr 4 – wzór informacji o otrzymaniu zgłoszenia wewnętrznego i odstąpieniu od przeprowadzenia działań następczych

Załącznik nr 5 – wzór oświadczenia o poufności

Załącznik nr 6 – wzór rejestru zgłoszeń wewnętrznych

Załącznik nr 7 – wzór oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z treścią regulaminu